La facture reprend la commande, mais la livraison est incomplète. Quel montant faut-il examiner avant de préparer le règlement ?
Dans le cas fictif présenté, 100 kits sont commandés à 120 000 GNF chacun, soit 12 000 000 GNF. Le réceptionnaire constate seulement 90 kits, mais la facture porte sur 100. Le rapprochement commande, réception et facture révèle une différence de 10 kits, soit 1 200 000 GNF.
Dans l’hypothèse retenue, le fournisseur accepte un avoir de 1 200 000 GNF. Le net à régler devient 10 800 000 GNF. La comptabilité rapproche les pièces ; le décideur autorise ce paiement distinctement de la commande, après examen des liquidités.
Les 10 kits non livrés restent suivis. Leur engagement ne disparaît pas parce que la facture a été corrigée : une livraison ou une annulation doit être documentée.
Attention aux erreurs à ne pas commettre
Payer le montant commandé sans vérifier la réception peut conduire à un règlement excessif. Présenter l’avoir comme une économie de prix fausse également l’analyse : il évite ici un paiement indu. La concordance des pièces ne garantit pas seule l’existence physique du stock.
Actions recommandées
Conservez les quantités réellement reçues et les réserves. Rapprochez les trois documents, traitez l’écart et obtenez la pièce de correction appropriée. Vérifiez le net dû, les pouvoirs et les liquidités avant paiement. Rapprochez ensuite le débit bancaire et suivez séparément le reliquat de commande.
Vos paiements reposent-ils sur les quantités effectivement reçues et sur un dossier rapproché ?
Sources & vérification
Texte fourni par BS Conseils. Les exemples et recommandations restent pédagogiques.
Document fourni : Services et publications(1).docx