Le manuel est rangé dans un dossier, mais les équipes suivent leurs habitudes. Comment vérifier qu’il guide réellement les opérations ?
Pour les entités relevant de l’AUDCIF, l’article 16 prévoit un manuel décrivant les procédures et l’organisation comptables, mis à jour périodiquement. L’AUDCIF est l’Acte uniforme relatif au droit comptable et à l’information financière de l’OHADA.
Le manuel global proposé ici couvre aussi les cycles opérationnels, les pouvoirs, les accès et les exceptions. Cette extension organisationnelle relève d’une recommandation ; elle ne remplace pas les règles comptables ni les pouvoirs applicables.
Une fiche utilisable indique l’objectif, les acteurs, les étapes, les pièces, les critères de contrôle et la preuve attendue. Sa version et sa date d’entrée en vigueur permettent de retrouver la règle applicable au dossier.
Attention aux erreurs à ne pas commettre
Diffuser un fichier ne prouve ni sa compréhension ni son application. Une fiche obsolète, des formulaires contradictoires ou des droits logiciels incompatibles peuvent rendre le circuit impraticable. Une revue annuelle proposée par l’entreprise ne doit pas être présentée comme le délai légal fixé par l’article 16.
Actions recommandées
Faites approuver les fiches selon les pouvoirs, diffusez la version en vigueur et retirez les anciennes des points d’usage en les archivant. Formez chaque acteur sur un dossier courant et une anomalie. Testez avec le titulaire et son suppléant, puis suivez les écarts jusqu’à une correction vérifiée. Révisez les règles après les changements pertinents.
Vos équipes savent-elles retrouver la procédure applicable et démontrer son utilisation ?
Sources & vérification
Texte fourni par BS Conseils. Les exemples et recommandations restent pédagogiques.
Document fourni : Services et publications(1).docx