Une demande d’achat circule entre les services et attend un accord. Le responsable est-il identifié et possède-t-il le pouvoir de décider ?
L’organigramme situe les fonctions et leurs rattachements. Les fiches de fonction précisent les missions, les livrables et les limites. Les délégations définissent les pouvoirs effectivement accordés. Ces documents se complètent.
Une matrice RACI indique qui réalise l’activité, qui en porte la responsabilité finale, qui est consulté et qui est informé. Dans la convention présentée, chaque activité possède un seul responsable final. Cette matrice ne crée aucun pouvoir juridique ou bancaire.
Une petite structure peut répartir les missions entre le dirigeant, les opérations et la fonction financière. Une organisation plus étoffée peut distinguer comptabilité, trésorerie et contrôle de gestion. Les choix dépendent des besoins et des risques.
Attention aux erreurs à ne pas commettre
Un rattachement hiérarchique ne donne pas automatiquement un droit de signature. Un lien fonctionnel permet l’échange de données et d’analyses ; il ne transforme pas le contrôleur de gestion en supérieur des équipes. Une case regroupant plusieurs fonctions peut aussi cacher un cumul sensible.
Actions recommandées
Reliez chaque activité à un titulaire et à un suppléant. Vérifiez leurs délégations, leurs signatures bancaires et leurs accès au logiciel. Précisez les décisions qui nécessitent une autre autorité lorsque le demandeur est lui-même dirigeant ou bénéficiaire. Faites approuver l’ensemble selon les pouvoirs applicables et testez le circuit sur un dossier.
Vos responsabilités écrites correspondent-elles aux pouvoirs et aux accès réellement utilisés ?
Sources & vérification
Texte fourni par BS Conseils. Les exemples et recommandations restent pédagogiques.
Document fourni : Services et publications(1).docx